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本報(bào)記者閆潔

兒童福利院的檔案室什么樣,？院里孩子們的檔案里都記錄了什么？什么時(shí)候會用到這些檔案,？……在陜西省渭南市,，就有一個(gè)被陜西省檔案局評定為檔案目標(biāo)管理AAA級認(rèn)證單位——渭南市兒童福利院。該院以《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn),，全面細(xì)致收集兒童各類檔案,，高起點(diǎn)建設(shè)檔案室軟硬件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化,、數(shù)字化和智能化,。

實(shí)物檔案，見證孩子的過往和新生

渭南市兒童福利院檔案室里有一間實(shí)物展廳,，玻璃柜里擺放著衣物,、首飾、奶瓶,、字條等物品,，這些都是院里孩子被發(fā)現(xiàn)時(shí)隨身攜帶的物品，工作人員表示：“就是一個(gè)塑料袋,、一片尿不濕,，我們都給孩子們仔細(xì)收好?！痹谶@些物品中,，最吸引人的是一個(gè)用五彩繩串起的木質(zhì)“長命鎖”,，雕工并不精細(xì)的鎖身上刻著“長命”二字，這是笑笑（化名）入院時(shí)唯一攜帶的物品,。

2019年7月,，6個(gè)月大的笑笑被警察送到了渭南市兒童福利院。社工辦主任許玲回想起當(dāng)時(shí)的情景,，仍覺得揪心：“當(dāng)時(shí)笑笑四肢干瘦,、肚子卻脹得很大，皮膚和眼睛都是黃綠色,，右下腹有一道長長的手術(shù)疤痕,。”送到醫(yī)院檢查后,，笑笑被確診為先天性膽道閉鎖并引起肝硬化等并發(fā)癥,，必須盡快做肝臟移植手術(shù)。

在陜西省民政廳的大力支持下,，笑笑被及時(shí)送到上海的醫(yī)院,，很幸運(yùn)地在當(dāng)年8月進(jìn)行了肝移植手術(shù)?！?019年7月至2020年10月,，笑笑先后14次住院治療，共花費(fèi)醫(yī)藥費(fèi)60余萬元,?！痹S玲說，現(xiàn)在笑笑恢復(fù)得很好,，生活上遵醫(yī)囑服藥,、注意飲食禁忌就好。

包括笑笑的木鎖在內(nèi),，渭南市兒童福利院目前共保存兒童實(shí)物檔案304件,，每件都是一個(gè)孩子過往和新生的見證。正如渭南市民政局局長黨耀升所說：“沒有檔案,，我們無法找到來時(shí)的路，更證明不了自己從哪里來,。這些被遺棄的孩子們衣物里,，往往載有孩子的重要信息，因此,，我們從建院之初就為每個(gè)孩子留有專門的實(shí)物檔案,，初衷就是為了幫孩子找家尋根?！?/p>

一人一檔,，留下孩子成長記錄

翻開渭南市兒童福利院照片檔案第一卷,，里面有2001年6月1日當(dāng)時(shí)渭南市社會福利院兒童所的孩子們受邀去愛心企業(yè)品嘗蛋糕和表演節(jié)目的照片，還有2005年8月9日渭南市兒童福利院掛牌以及第一任院長高玉宏致辭的照片……建院以來的近萬張照片按照日常管理,、兒童業(yè)務(wù)和社會工作三部分建檔,，不僅為院里孩子留下成長記憶，也以影像資料的形式記錄了兒童福利院的發(fā)展歷程,。

記者了解到,，在陜西省民政廳和渭南市民政局的支持下，渭南市兒童福利院根據(jù)民政部《兒童福利機(jī)構(gòu)管理辦法》和《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》,，制定了《渭南市兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》,。遵循“一人一檔、動(dòng)態(tài)管理,、真實(shí)完整,、便于應(yīng)用”的總體原則，渭南市兒童福利院將兒童業(yè)務(wù)檔案分為“入院資料,、在院資料和離院資料”,，梳理出兒童業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容、整理流程和數(shù)字化流程,，以人為單位進(jìn)行分類,、組卷、排列,、編目,、編號、裝盒,、上架,。

為了方便檔案的收集和整理，渭南市兒童福利院制定了《兒童業(yè)務(wù)檔案材料查缺表》,，根據(jù)重要程度設(shè)置了必備項(xiàng)和可選項(xiàng),。同時(shí)，院里還刻制檔案專用印章,，設(shè)計(jì)制作了兒童業(yè)務(wù)檔案專用盒,、兒童照片檔案專用盒以及兒童各類證件專用盒等，做到檔案收納整齊美觀,、書寫工整,，并建立了兒童業(yè)務(wù)檔案大數(shù)據(jù)，在院內(nèi)各部門之間實(shí)行信息共享,。

“檔案材料收集工作分解到具體科室和人員,，例如護(hù)理員會按時(shí)完成孩子的養(yǎng)育記錄，醫(yī)生完成孩子的醫(yī)療康復(fù)記錄，老師完成孩子的教育記錄,，并定期上交檔案管理員分類整理,，分工協(xié)作解決了兒童檔案立檔不全、內(nèi)容缺失,、管理落后的問題,。”據(jù)渭南市兒童福利院工作人員介紹,，院檔案室目前共有室存檔案8183卷,，其中包括兒童業(yè)務(wù)檔案、兒童管理檔案,、兒童心理檔案等,。

軟硬結(jié)合，全智能管理檔案室

“你好,，小麥,，請打開檔案智能儲存室?！痹诓稍L中,，檔案管理員雷紅靈向記者展示了智能控制平臺。儲存室里是10列100組檔案庫房智能密集架,，可存儲兒童檔案1.3萬冊,，滿足未來20年存儲需求。打開一列檔案架,，兩邊是標(biāo)記有序的檔案盒,，每個(gè)檔案盒上孩子的照片、入院編號,、姓名年齡,、入院日期、離院日期和原因等信息一目了然,。

2022年11月,，在省民政廳、市民政局,、市檔案局的支持下,，渭南市兒童福利院制訂了創(chuàng)建AAA檔案室及檔案信息化工作方案?！霸豪镏贫藘和瘷n案整理和數(shù)字化工作流程,，與有保密資質(zhì)的專業(yè)公司簽訂合作意向，按照兒童養(yǎng)育,、醫(yī)療、康復(fù)、特教,、護(hù)理等7個(gè)門類,，共同對檔案進(jìn)行整理、補(bǔ)缺,、編著,、修圖、掃描,、存檔,、裝盒、排序,。其中,，按照兒童檔案一式三份的管理規(guī)定，電子檔案,、紙質(zhì)檔案,、實(shí)物檔案均已分類規(guī)整?！崩准t靈說,，“我們還安裝了檔案檢索系統(tǒng)，現(xiàn)在工作起來比以往要便捷很多,?！?/p>

除了軟件升級，福利院還投資90余萬元,，對原檔案室進(jìn)行擴(kuò)容改造,。目前，檔案室總面積126.8平方米,，分檔案查閱室,、數(shù)字化加工室、智能存儲室和實(shí)物檔案展室,，實(shí)現(xiàn)了兒童檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化,、信息化、智能化,，可有效連接全市檔案管理信息平臺,。同時(shí)，福利院還購置氣體滅火系統(tǒng),、智能電子監(jiān)控系統(tǒng),、智能恒溫檢測系統(tǒng)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了全方位的智能管理,。

一分耕耘一分收獲,。2023年5月,，渭南市兒童福利院被陜西省檔案局評定為檔案目標(biāo)管理AAA級認(rèn)證單位；同年9月,，省民政廳在渭南市兒童福利院召開全省兒童福利機(jī)構(gòu)檔案信息化暨精細(xì)化養(yǎng)育現(xiàn)場會,。2023年10月以來，已有20多家兒童福利機(jī)構(gòu)前來交流學(xué)習(xí),。省民政廳相關(guān)負(fù)責(zé)人表示,，今年將聯(lián)合省檔案局開展全省市級兒童福利機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)成果專項(xiàng)驗(yàn)收工作，點(diǎn)對點(diǎn)指導(dǎo)各院加快推進(jìn)工作,，確保在2024年年底全省各市級兒童福利機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化,、智能化建設(shè)工作基本完成，助推陜西兒童福利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,。

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